Términos y condiciones

1. Qué es esto

Leasefy es una plataforma que usan las inmobiliarias colombianas para administrar arriendos: publicar inmuebles, estudiar candidatos, generar contratos, recaudar el canon, girarlo al propietario y gestionar la cartera.

Estos términos regulan el uso de la plataforma. Se rigen por la ley colombiana. Sólo operamos en Colombia y no prestamos el servicio en otros países.

2. Lo que Leasefy no es

Conviene decirlo antes que nada:

• No somos parte del contrato de arrendamiento. Ese contrato es entre el propietario y el inquilino.
• No somos inmobiliaria. No captamos, no mostramos inmuebles ni asesoramos sobre arrendar.
• No somos entidad financiera, aseguradora ni afianzadora, ni garantizamos el pago del canon.
• No damos asesoría jurídica, contable ni tributaria. Las plantillas y los cálculos son herramientas; la responsabilidad de usarlos bien es de quien los usa.
• No decidimos a quién se le arrienda. Eso lo decide el propietario o su inmobiliaria (§10).

3. Tres relaciones distintas, y cuál te aplica

No todos los que usan la plataforma tienen el mismo contrato con nosotros, y la ley no los trata igual.

• La inmobiliaria contrata el servicio para su actividad económica. Le aplican estos términos completos, incluidas las secciones 6, 8, 9 y 18.
• El propietario usa el portal para ver su inmueble, sus giros y sus documentos. Si contrata directamente con nosotros un plan pago, es consumidor.
• El inquilino y el candidato usan el portal para postularse, firmar y pagar. Son consumidores.

Cuando alguien actúa como consumidor, se aplica el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y ninguna cláusula de estos términos limita los derechos que esa ley le reconoce. Si algo de acá dijera lo contrario, no produce efecto.

4. Cuenta y seguridad

Para usar la plataforma hay que crear una cuenta con información veraz y mantenerla al día. Eres responsable de lo que pase con tus credenciales; avísanos apenas sospeches un uso no autorizado.

Sólo puede abrir cuenta quien sea mayor de edad. Una cuenta admite una sesión activa a la vez: al entrar desde otro dispositivo, la anterior se cierra.

5. Disponibilidad del servicio

Trabajamos para que la plataforma esté disponible y funcione como se describe. Puede haber interrupciones por mantenimiento, por fallas de terceros de los que dependemos —el proveedor de nube, la pasarela de pagos, la telefonía— o por causas fuera de nuestro control.

Avisamos con anticipación los mantenimientos programados. Ante una interrupción prolongada imputable a nosotros, la inmobiliaria puede pedir la compensación proporcional del período no disponible.

6. Planes, precios y facturación

• Los precios vigentes son los publicados al momento de contratar, en pesos colombianos y con los impuestos discriminados.
• Un cambio de precio se avisa con treinta (30) días de anticipación y rige desde el siguiente período.
• La facturación es mensual o anual, según lo contratado.
• La mora puede llevar a suspender el servicio, previo aviso, sin perjuicio del cobro de lo adeudado.
• Puedes cancelar cuando quieras, desde la configuración de la cuenta y sin penalidad. La cancelación surte efecto al final del período pagado.

Al cancelar, mantenemos tu información disponible para descarga durante sesenta (60) días.

7. Retracto y reversión del pago

Si contratas como consumidor, tienes cinco (5) días hábiles para retractarte, contados desde la celebración del contrato, conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011. Escríbenos a hola@leasefy.co y devolvemos lo pagado dentro de los quince (15) días calendario siguientes.

También puedes pedir la reversión del pago cuando haya fraude, una operación que no solicitaste, o un servicio no prestado o distinto del contratado (artículo 51 de la misma ley), dentro de los cinco días hábiles siguientes a que te enteres, avisándonos a nosotros y a tu banco o emisor del medio de pago.

8. El dinero del arriendo: de quién es y cuándo se gira

Cuando la inmobiliaria usa la plataforma para recaudar, lo hace bajo un mandato de administración específica y determinada: recaudar el canon, descontar la comisión pactada y las retenciones que correspondan, y girar el saldo al propietario en el plazo convenido. Nada más.

• El dinero recaudado es del propietario desde que ingresa y hasta que se le gira. Está en tránsito, no en administración libre.
• No invertimos, prestamos ni disponemos de esos fondos, ni los retenemos a discreción, ni generan rendimientos a nuestro favor.
• No hay billetera ni saldo acumulable. La plataforma no abre depósitos ni guarda dinero a la vista de nadie.
• El recaudo se procesa a través de pasarelas autorizadas y vigiladas. No almacenamos datos de tarjetas.
• Podemos retener un giro cuando exista una orden de autoridad competente o un indicio razonable de fraude, informando el motivo.

Cada giro queda soportado con su detalle: qué se recaudó, qué se descontó y por qué concepto. Girar fuera del plazo pactado es un incumplimiento del contrato de administración, y como tal puede reclamarse.

9. El agente automatizado (Piloto)

La plataforma incluye agentes que ejecutan gestiones por cuenta de la inmobiliaria. Activarlos es un mandato aparte, limitado y revocable, que se acepta con una manifestación propia y no queda incluido en la aceptación general de estos términos.

Lo que el agente puede hacer

• Enviar recordatorios y comunicaciones de cobro por los canales autorizados.
• Realizar llamadas de gestión de cartera dentro de los horarios y frecuencias que permite la ley.
• Proponer acuerdos de pago dentro de los límites que la inmobiliaria configuró.
• Agendar visitas, citas y recordatorios.
• Preparar documentos, conciliaciones y reportes para revisión humana.
• Priorizar la cartera y sugerir la siguiente gestión.

Toda acción no incluida en esta lista está prohibida.

Lo que el agente no puede hacer

• Disponer de fondos, ordenar giros o aprobar dispersiones por sí solo.
• Celebrar, modificar o terminar un contrato de arrendamiento.
• Condonar deudas, otorgar quitas o renunciar a derechos del propietario.
• Iniciar acciones judiciales.
• Reportar a centrales de riesgo sin la decisión de una persona.

Tres modos. En sombra el agente sólo sugiere; en copiloto prepara y espera aprobación; en autónomo ejecuta las acciones de la lista de arriba. El modo lo elige la inmobiliaria y puede cambiarlo o apagarlo cuando quiera, volviendo a gestión manual.

El modo nunca levanta un límite legal. Los horarios y la frecuencia de contacto de la Ley 2300 de 2023, el respeto a quien pidió no ser contactado y las reglas de protección de datos se verifican antes de cada gestión, en cualquier modo. La autonomía sólo puede exigir más intervención humana, nunca menos cumplimiento.

Cómo se comunica

• Se identifica como sistema automatizado al inicio de cada llamada.
• Informa que la llamada se graba.
• Tiene prohibido usar lenguaje intimidatorio o humillante, y simular ser una autoridad, un juzgado o un despacho judicial.
• No pregunta el motivo del incumplimiento (artículo 7 de la Ley 2300).
• No contacta a referencias ni a terceros ajenos a la obligación.

Cada gestión queda registrada con fecha, hora, canal, destinatario y contenido. La inmobiliaria puede consultar ese registro, y la persona contactada puede pedir copia de la gestión que la involucra.

10. Estudio de candidatos: quién decide

La plataforma organiza la información de un candidato y produce un puntaje de riesgo. Ese puntaje es un insumo, no una decisión. Quien decide a quién arrendarle es el propietario o su inmobiliaria, bajo su responsabilidad.

• La consulta a centrales de riesgo requiere autorización previa, expresa e informada del candidato, otorgada por separado.
• Una decisión no puede basarse únicamente en el reporte de incumplimiento de una central. Ante un rechazo, el candidato puede pedir por escrito las razones objetivas.
• El candidato puede pedir que una persona revise una decisión que se haya tomado con apoyo de sistemas automatizados.
• Está prohibido usar la plataforma para discriminar por raza, sexo, orientación sexual, religión, origen, discapacidad, edad o composición familiar.

El detalle del tratamiento de datos está en la Política de tratamiento.

11. Contratos de arrendamiento

Las plantillas de la plataforma son un punto de partida, no asesoría legal. Quien las usa debe revisarlas y adaptarlas.

Vivienda urbana. Se rige por la Ley 820 de 2003. Conviene tener presente que está prohibido exigir depósitos en dinero u otras cauciones reales (artículo 16), bajo cualquier denominación; que el canon no puede exceder el 1 % del valor comercial del inmueble (artículo 18); que el reajuste anual no puede superar el IPC del año anterior y debe comunicarse por el medio que el contrato haya previsto, so pena de ser inoponible (artículo 20); y que hay que entregar copia firmada al arrendatario y al codeudor dentro de los diez días siguientes (artículo 8).

Local comercial. Es otro régimen: artículos 518 a 524 del Código de Comercio, que son imperativos — incluyen el derecho de renovación y el desahucio con seis meses de anticipación—. No se puede usar una plantilla de vivienda para un local.

Desde la Ley 2625 de 2026, el arrendatario de un local tiene derecho a fijar un aviso de traslado de hasta 1.600 cm² durante un mes contado desde la restitución, a su costo, y nadie puede oponerse — ni el propietario, ni el arrendador, ni el nuevo arrendatario—, so pena de multa. Una cláusula que lo prohíba quedó sin efecto.

12. Firma electrónica

Al usar la plataforma para firmar, las partes acuerdan expresamente que el método de firma que provee Leasefy es el mecanismo de identificación y autenticación del documento, conforme a la Ley 527 de 1999 y a los artículos 2.2.2.47.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015. La firma así realizada tiene los mismos efectos que la manuscrita.

De cada firma conservamos el registro del método usado, la fecha y hora, la dirección IP y la evidencia de integridad del documento, y entregamos copia a quien la pida. El documento se conserva en su formato original.

13. Estudio de asegurabilidad y pólizas

La plataforma permite solicitar el estudio de asegurabilidad de un candidato ante aseguradoras y afianzadoras, y consultar el resultado.

• Leasefy no es aseguradora, afianzadora ni corredor de seguros, y no interviene en la decisión de asegurar ni en los términos de la póliza.
• La aprobación, el rechazo, la prima y las condiciones las define la compañía, bajo sus propios criterios y su propia responsabilidad.
• La póliza, si se expide, es un contrato entre esa compañía y quien la tome. Nosotros transmitimos la información y mostramos el resultado.
• Un rechazo de asegurabilidad no es una decisión de Leasefy y sus razones las da la compañía que lo emitió.

El envío de datos del candidato a una aseguradora requiere su autorización previa, en los términos de la Política de tratamiento.

14. Estimación comercial de valor

Cuando la plataforma calcula cuánto podría valer un inmueble, el resultado es una estimación comercial de valor referencial: una referencia para decidir un precio de arriendo o de venta.

No constituye un avalúo formal ni un dictamen pericial, no lo emite un avaluador inscrito en el Registro Abierto de Avaluadores, y no puede presentarse como tal ante una entidad financiera, una autoridad ni un juez. Cuando la ley o un tercero exijan un avalúo, hay que contratarlo aparte, con un avaluador inscrito (Ley 1673 de 2013).

15. Contabilidad, facturación y conciliación

La plataforma ayuda a llevar los registros contables, calcular impuestos y retenciones, conciliar el extracto bancario y preparar documentos. Son herramientas de apoyo.

• La responsabilidad tributaria y contable es de la inmobiliaria, incluidas las obligaciones de agente retenedor cuando administra por cuenta de terceros.
• Los cálculos dependen de la información y de la configuración que cargue el usuario —tarifas, perfiles tributarios, bases—. Revisarlos antes de declarar o pagar es parte de su deber.
• La conciliación sugiere cruces entre movimientos; confirmarlos es una decisión humana.
• La emisión de factura electrónica ante la DIAN se realiza a través de proveedores habilitados. Quien está obligado a facturar sigue siendo el responsable ante la autoridad.

No damos asesoría tributaria ni contable, y un error de configuración del usuario no se convierte en responsabilidad nuestra por haber usado la herramienta.

16. Mantenimientos, solicitudes, agenda y mensajería

La plataforma permite registrar solicitudes de arreglo y PQRS, agendar visitas y comunicar a la inmobiliaria con propietarios e inquilinos.

• Somos el canal, no el prestador: la ejecución de un arreglo, la respuesta a una PQRS y el cumplimiento de una visita son de la inmobiliaria o del proveedor que ella contrate.
• Registrar una solicitud no la aprueba ni compromete a nadie a atenderla en un plazo, salvo que la inmobiliaria lo haya pactado.
• El contenido de los mensajes es de quien los escribe. No los moderamos, y sólo accedemos a ellos para prestar el servicio, atender un reclamo o cumplir una orden de autoridad.

17. Migración de información

Si traés información desde otro sistema, sigues siendo su responsable: que sea veraz, que tengas derecho a usarla y que cuentes con la autorización de los titulares. Nosotros la importamos, mostramos qué quedó sin poder asociarse y no la completamos por inferencia. Revisar el resultado de una migración antes de operar sobre él es parte del trabajo, porque de ahí salen los cobros.

18. Obligaciones de la inmobiliaria

Además de lo anterior, quien contrata la plataforma para su operación se obliga a:

• Contar con la matrícula de arrendadores vigente donde la ley se la exija, e incluir su número en sus anuncios y contratos (artículos 28 a 31 de la Ley 820).
• Tener autorización de los propietarios para publicar y administrar sus inmuebles.
• Haber obtenido la autorización de tratamiento de datos de las personas cuya información carga en la plataforma, y responder como responsable del tratamiento frente a ellas (§19).
• Cumplir las obligaciones de prevención de lavado de activos que le correspondan según su tamaño y actividad.
• Publicar información veraz de los inmuebles. Lo que se anuncia obliga a quien lo anuncia (artículo 29 de la Ley 1480).
• Cumplir sus obligaciones tributarias, incluidas las de agente retenedor cuando administra por cuenta de terceros.

Damos las herramientas para cumplir estos deberes; cumplirlos es de la inmobiliaria.

19. Datos personales: quién responde

Cuando la inmobiliaria carga en la plataforma datos de sus propietarios, inquilinos, codeudores o deudores, ella es la responsable del tratamiento y Leasefy actúa como encargado, tratándolos por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.

Como encargado nos obligamos a:

• Tratar los datos sólo para las finalidades que el titular autorizó y que la inmobiliaria indicó.
• Aplicar las obligaciones de la política de tratamiento de la inmobiliaria.
• Guardar la seguridad y la confidencialidad de la información.
• Atender las consultas y reclamos que nos lleguen y trasladarlos cuando corresponda.
• Informarle cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, y reportarlo a la autoridad cuando la ley nos obligue.
• Devolver o suprimir los datos al terminar la relación, salvo lo que debamos conservar por ley.

De los datos de nuestros propios clientes y de quien navega el sitio, el responsable es Leasefy. Todo el detalle está en la Política de tratamiento.

20. Usos prohibidos

• Publicar inmuebles inexistentes, ajenos o sin autorización para ofrecerlos.
• Suplantar identidades o falsificar documentos.
• Usar la plataforma para lavar activos o financiar actividades ilícitas.
• Discriminar en la selección de arrendatarios.
• Usar el resultado de un estudio para una finalidad distinta de decidir sobre ese arrendamiento, o compartirlo con quien no participa en él.
• Extraer información de forma automatizada, vulnerar la seguridad o hacer ingeniería inversa del software.
• Enviar comunicaciones comerciales no solicitadas a través de la plataforma.

21. Contenido y propiedad intelectual

El software, la marca y el diseño de la plataforma son de Leasefy. Se otorga el derecho a usarlos mientras dure la relación, y nada más.

La información y los archivos que cargas siguen siendo tuyos. Nos autorizas a alojarlos, procesarlos y mostrarlos con el único fin de prestarte el servicio y mientras dure la relación. No los usamos para otra cosa, no los cedemos y no adquirimos ninguna licencia perpetua sobre ellos.

22. Responsabilidad

Respondemos por los daños que causemos por incumplir estas obligaciones, conforme a la ley colombiana.

Frente a consumidores, la garantía legal de los artículos 7 y 8 de la Ley 1480 de 2011 se aplica íntegramente y no admite renuncia ni límite. Nada de este documento la restringe.

Frente a la inmobiliaria, y sólo respecto de daños indirectos o lucro cesante, las partes acuerdan como límite el valor pagado a Leasefy en los doce meses anteriores al hecho. Este límite no aplica al dolo, a la culpa grave, al incumplimiento de las obligaciones de protección de datos ni al manejo del dinero recaudado.

No respondemos por lo que ocurra entre propietario e inquilino en ejecución de su contrato de arrendamiento, ni por las decisiones que la inmobiliaria tome usando la plataforma.

23. Suspensión y terminación

Puedes terminar cuando quieras (§6). Nosotros podemos suspender o terminar la cuenta por mora en el pago, por un uso de los prohibidos en la §20 o por orden de autoridad competente, siempre avisando antes y explicando el motivo, salvo que la ley lo impida.

En cualquier caso conservas sesenta (60) días para descargar tu información.

24. Peticiones, quejas y reclamos

Escríbenos a hola@leasefy.co. Toda solicitud recibe número de radicado con fecha y hora, y puedes hacerle seguimiento. Respondemos dentro de los plazos legales.

Si el reclamo es sobre tus datos personales, el canal es privacidad@leasefy.co y los plazos están en la Política de tratamiento. Como consumidor puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

25. Cambios a estos términos

Un cambio sustancial se publica acá con treinta (30) días de anticipación y se avisa por correo. Si no estás de acuerdo, puedes terminar sin penalidad antes de que entre a regir. Conservamos las versiones anteriores.

26. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las controversias se someten a los jueces de la República de Colombia. Si eres consumidor, conservas el derecho de acudir al juez de tu domicilio y a la Superintendencia de Industria y Comercio: nada de este documento te obliga a litigar en otra ciudad ni a renunciar a esa opción.