Política de tratamiento de datos personales

1. Qué cubre esta política, y dónde operamos

Leasefy es una plataforma de administración de arriendos que usan inmobiliarias en Colombia. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y qué puedes hacer al respecto.

Operamos únicamente en Colombia. No prestamos el servicio en otros países. El tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), y —cuando hay información financiera y crediticia— por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio.

Aplica al sitio web, al panel de la inmobiliaria, a los portales del propietario y del inquilino, y a las comunicaciones que enviamos por correo, WhatsApp y llamada telefónica. No tenemos aplicaciones móviles.

2. Quién responde por tus datos: nosotros o tu inmobiliaria

Esta distinción decide a quién reclamarle, así que la ponemos primero.

Leasefy es responsable de los datos de las personas que contratan directamente con nosotros —las inmobiliarias y quienes usan sus cuentas— y de los datos de quienes navegan el sitio.

Leasefy es encargado cuando una inmobiliaria carga en la plataforma los datos de sus propietarios, inquilinos, codeudores o deudores. En ese caso la responsable es la inmobiliaria: ella decidió recolectarlos y para qué, y es quien debe haber obtenido tu autorización. Nosotros los tratamos por cuenta de ella, siguiendo sus instrucciones.

Aun así te explicamos acá cómo cuidamos esos datos, porque escondernos detrás del rol de encargado no te serviría de nada. Si no sabes cuál inmobiliaria administra tu contrato, escríbenos y te lo decimos.

3. Qué datos tratamos, según quién seas

No todos los que aparecen en la plataforma tienen la misma relación con nosotros. Por eso va separado.

3.1. Si te postulas a un arriendo

• Identificación: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, estado civil y número de personas a cargo.
• Contacto: teléfono, correo y dirección actual.
• Laborales y de ingresos: empleador, cargo, antigüedad, salario, otros ingresos y obligaciones mensuales.
• Documentos que subes: cédula, desprendibles de pago, extractos bancarios, carta laboral. Guardamos el archivo y también el texto que extraemos de él.
• Referencias que aportas: arrendadores anteriores, referencias laborales y personales.
• Historial crediticio, cuando autorizas la consulta (ver §5).

3.2. Si eres propietario

• Identificación y contacto.
• Datos bancarios para recibir los giros: banco, tipo y número de cuenta, y titular.
• Perfil tributario, para calcular las retenciones.
• Los inmuebles que administras y su historial.

3.3. Si tienes un pago en mora

• Identificación, teléfonos y correo.
• El detalle de la obligación: montos, fechas, días de atraso y acuerdos de pago.
• La grabación y la transcripción de las llamadas, y el contenido de los mensajes de WhatsApp y correo (ver §4).
• Un resumen de la gestión que produce nuestro sistema: si hubo intención de pago, si manifestaste una dificultad económica, y qué canal y horario funcionan mejor. Sirve para no volver a pedirte lo mismo y para respetar tus preferencias de contacto.

3.4. Si eres codeudor, fiador o referencia

Puede que estemos tratando tus datos porque otra persona los aportó al postularse, y que te contactemos por teléfono. Quien te incluyó debía tener tu permiso. Si no lo diste, escríbenos a privacidad@leasefy.co y los sacamos.

3.5. Si sólo visitas el sitio

Datos técnicos de la conexión y de tu navegador. Ver §10.

4. Llamadas: se graban, y te lo decimos al empezar

Cuando gestionamos un pago en mora podemos llamarte con un sistema automatizado. Tres cosas, dichas sin rodeos:

• Te decimos que es un sistema automatizado. La llamada empieza identificando a quien llama y aclarando que no es una persona.
• Se graba la totalidad de la llamada, y te lo informamos al inicio. Guardamos el audio y su transcripción como prueba de la gestión y para verificar que cumplimos las reglas de cobranza.
• Puedes pedir que no te llamemos más. Decilo durante la llamada, o responde el mensaje de WhatsApp pidiendo la baja. Queda registrado y deja de usarse ese canal.

Los horarios, la frecuencia y los canales que usamos están limitados por la Ley 2300 de 2023, y el sistema los verifica antes de cada intento: si el contacto no está permitido, no se hace. También consultamos el Registro Nacional de Excluidos de la Superintendencia de Industria y Comercio antes de llamar; si no podemos consultarlo, no llamamos.

5. Centrales de riesgo

El estudio de una postulación puede incluir la consulta de tu historial en DataCrédito (Experian) y TransUnion. Esa consulta sólo ocurre si la autorizas, con una autorización separada del resto del formulario, previa, expresa e informada, como exige la Ley 1266 de 2008.

Guardamos constancia de esa autorización —la versión exacta del texto que aceptaste, la fecha y la hora— y puedes pedirnos una copia cuando quieras. Puedes revocarla; eso no borra las consultas ya hechas, pero impide las siguientes.

Si por incumplimiento correspondiera reportar información negativa a una central, la ley exige avisarte por escrito con al menos veinte (20) días de anticipación, para que puedas controvertirla o ponerte al día. Ese aviso se envía siempre.

6. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

Usamos sistemas automatizados, algunos con modelos de lenguaje, en cuatro puntos: para leer los documentos que subes, para calcular un puntaje de riesgo de una postulación, para redactar y priorizar las gestiones de cobranza, y para sugerir inmuebles.

La regla que seguimos, y que la Corte Constitucional fijó en la Sentencia T-323 de 2024, es la separación entre lo que un sistema puede ejecutar solo y lo que decide una persona:

• Los sistemas ejecutan gestiones reversibles: recordatorios, mensajes, agendar una llamada, proponer un acuerdo dentro de los límites que la inmobiliaria configuró.
• Las decisiones con efecto jurídico o económico las toma una persona: aceptar o rechazar una postulación, aprobar un giro, reportar a una central, iniciar un proceso.
• El puntaje de riesgo es un insumo, no un veredicto. Quien decide a quién arrendarle es el propietario o la inmobiliaria, no Leasefy ni el modelo.

Tienes derecho a que una persona revise cualquier decisión automatizada que te afecte, a que te expliquemos en términos comprensibles qué se tuvo en cuenta, y a impugnar el resultado si se basó en información equivocada. Para ejercerlo, escribe a privacidad@leasefy.co indicando de qué decisión se trata.

No usamos estos sistemas para discriminar por raza, sexo, orientación sexual, religión, origen, discapacidad ni ninguna otra categoría protegida.

7. Con quién compartimos datos

Para operar delegamos algunas funciones en proveedores que tratan datos personales por cuenta nuestra, bajo contrato y sólo para la finalidad que autorizaste. Estas son las funciones que delegamos, qué dato recibe cada una y desde dónde se procesa.

Ninguno de estos proveedores puede usar tus datos para fines propios, cederlos a un tercero ni conservarlos una vez terminado el servicio. Si necesitas la lista nominada de proveedores —por ejemplo, para tu propia evaluación de riesgo como cliente institucional— escríbenos a privacidad@leasefy.co y te la enviamos actualizada.

También compartimos datos con la inmobiliaria que administra tu contrato y con el propietario del inmueble, en lo que corresponde a esa relación; con las aseguradoras y afianzadoras, cuando pides un estudio de asegurabilidad; con las centrales de riesgo, en los términos de la §5 y sólo si lo autorizaste; y con autoridades, cuando una norma o una orden judicial lo exige.

Cuando los datos salen del país. Los proveedores de la tabla que están fuera de Colombia reciben los datos como encargados, bajo un contrato de transmisión que los obliga a tratarlos conforme a esta política y sólo para la finalidad que autorizaste, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. No entregamos tus datos a ningún responsable del tratamiento fuera de Colombia.

8. Datos sensibles

Hay datos que la ley protege de forma especial y que no estás obligado a entregar. En la plataforma pueden aparecer tres:

• Tu voz, en la grabación de una llamada de cobranza.
• Tu firma manuscrita, cuando firmas en pantalla.
• Los datos que aparecen impresos en tu documento de identidad al escanearlo.

No los usamos para nada distinto de lo descrito en esta política, y nunca para decidir sobre ti por tu pertenencia a un grupo.

9. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras exista la relación —tu cuenta, tu postulación, tu contrato— y después por el tiempo que las normas comerciales, contables y tributarias nos obliguen a conservar los soportes, que para los libros y papeles del comercio es de diez (10) años.

Ese plazo es de los soportes contables y no se usa para justificar guardar todo lo demás. Los datos de un estudio que no prosperó se eliminan a los noventa (90) días. Las grabaciones de llamadas se conservan por el tiempo necesario para acreditar la gestión y atender un reclamo, y luego se suprimen.

Cerrar tu cuenta desactiva el acceso de inmediato. No borra la información que debemos conservar por obligación legal ni la que quedó incorporada a un contrato firmado, porque un contrato no se puede alterar después de firmado.

10. Cookies y qué guarda tu navegador

Usamos una sola familia de cookies: las que mantienen tu sesión abierta. Son necesarias para que puedas usar la plataforma y no se pueden desactivar sin cerrar sesión.

No tenemos analítica de terceros, ni cookies de publicidad, ni píxeles de seguimiento. Ni Google Analytics, ni Meta, ni ninguna otra. Por eso tampoco vas a ver un banner de cookies: no hay nada que consentir.

Además, mientras completas un formulario largo guardamos el borrador en tu propio navegador, para que no pierdas lo escrito. Ese borrador no sale de tu equipo. Si usas un computador compartido, cierra sesión y borra los datos del sitio al terminar.

11. Tus derechos, y cómo ejercerlos

Puedes, en cualquier momento:

• Conocer qué datos tuyos tenemos y de dónde salieron.
• Pedir que los actualicemos o corrijamos si están mal.
• Pedir que los suprimamos, salvo los que debemos conservar por ley.
• Revocar la autorización que diste.
• Pedir que una persona revise una decisión automatizada (§6).
• Pedir que dejemos de contactarte por un canal, o por todos.
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Consultar tus datos es gratuito, al menos una vez por mes calendario y cada vez que cambiemos sustancialmente esta política. Mientras un reclamo tuyo está en curso, tu registro queda marcado como «reclamo en trámite» con el motivo, dentro de los dos días hábiles siguientes y hasta que se decida.

Canal: privacidad@leasefy.co. Cuéntanos qué quieres y cómo verificar que eres tú.

Plazos. Una consulta se responde en diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco más. Un reclamo, en quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho más. Si nos pasamos, avisamos por qué y cuándo respondemos. Son los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

12. Menores de edad

La plataforma es para mayores de 18 años. No creamos cuentas para menores. Si un menor aparece como ocupante de una vivienda, sólo tratamos lo indispensable para el contrato, con autorización de quien ejerce la patria potestad y después de escuchar al menor. Responder preguntas sobre datos de un menor es facultativo: no estás obligado a hacerlo y ningún trámite se condiciona a ello. Si crees que tenemos datos de un menor sin ese respaldo, escríbenos y los eliminamos.

13. Seguridad e incidentes

Ciframos la información en tránsito, limitamos el acceso interno por rol, exigimos segundo factor donde corresponde y dejamos registro de quién consulta datos sensibles. Ningún sistema es invulnerable, y no vamos a decirte lo contrario.

Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio en el plazo que exige la Circular Externa 02 de 2015 y te avisamos cuando pueda afectarte.

14. Cambios

Si cambiamos algo sustancial, lo publicamos acá con treinta (30) días de anticipación y te avisamos por correo. La versión y la fecha de vigencia están arriba, y conservamos las versiones anteriores para que puedas saber qué decía la política cuando aceptaste.